14. April, 2011

Die Flut der Outlook Anhänge bewältigen

Die Zahl der Nachrichten die E-Mails die einen Anhang enthalten ist in den letzten Jahren stetig gestiegen. Durch diesen Anstieg wird die Outlook PST natürlich nicht kleiner, was im Umkehrschluss bedeutet, das Outlook in der Regel immer langsamer wird.  Klar kann man jetzt anfangen jede E-Mail einzeln zu bearbeiten und die Anhänge jeweils einen Ort Ihrer Wahl ablegen.

Das Problem wurde schon früh von der Firma Mapilab erkannt, so gibt es seit 2004 die Outlook Erweiterung Attachments Processor for Outlook. Das Tool wird stetig weiterentwickelt. Ich würde sagen Attachments Processor for Outlook ist das ausgereiftes Produkt für diese Problemstellung.
Es gibt eine Menge an Möglichkeiten die das Programm bietet, so kann man z.B. die Nachrichten automatisch von den Anhängen trennen und diese dann in einem geschützten Ordner ablegen.

Diese „Verzeichnisse“ können dann bestimmte Rechte erhalten, damit kann man dann festlegen wer überhaupt die Anhänge zu Gesicht bekommen darf. Das ganze hat dann einen weiteren Vorteil, da Outlook, je nach Version, gerne mal Anhänge blockiert. Wenn man nun auf „ Nummer Sicher“ bleiben will, so muss Outlook nicht entsprechend um konfiguriert werden um die blockierten Anhänge zu zeigen.

Wenn diese Anlagen dann in diesen gewähltem Ordner abgelegt werden, können diese auch optional als Zip gepackt werden, was natürlich wieder eine Platzersparnis ist.
Ich empfehle das Programm wirklich mal auszuprobieren…

Das Programm läuft unter:

  • Microsoft Windows Vista/2003/XP/2000/NT;
  • Microsoft Outlook 2007, 2003, 2002/XP, 2000;

Diese Outlook Erweiterung kann 30 Tage kostenlos getestet werden:

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