8. Juni, 2012

Effektives Management von Emailattachments

Kernel for Attachment Management vereint viele nützliche Funktionen in einem Programm: Es ermöglicht das Archivieren, Komprimieren und selektive Speichern von Attachments. Das Programm verspricht große Flexibilitaet, da man selber Regeln aufstellen kann, nach denen das Speichern der Attachments abläuft.

So unterscheidet das Programm zwischen verschiedenen Fileformaten, in denen die Attachments abgespeichert sind und ermöglicht das selektive Speichern einzelner Formate. Wenn eine Email zum Beispiel eine PowerPoint- Datei und ein Word- Dokument enthält, speichert es nur das Word- Dokument ab, wenn diese Regel zuvor vom Benutzer definiert wurde. Die Emailattachments werden auf der Festplatte oder in einem Netzwerkfolder abgelegt. Dieses Vorgehen spart Platz im Emailprogramm beziehungsweise auf der Festplatte. Außerdem kann man Attachments leichter mit Kollegen teilen, die ebenfalls Zugriff auf den Netzwerkordner haben. Beim Speicher erstellt Kernel for Attachment Management einen Link in der gespeicherten Email, über den man das gespeicherte Attachment schnell und problemlos wiederfindet. Auch wenn man den Speicherort der Attachments ändern muss, bleiben diese Links erhalten, denn man kann sie durch nur einen Mausklick vom Programm updaten lassen.
Es existiert eine 30-tägige Testversion.

Download (66 MB)

Danach kostet die Anschaffung von Kernel for Attachment Management umgerechnet circa 30 Euro.

14. April, 2011

Die Flut der Outlook Anhänge bewältigen

Die Zahl der Nachrichten die E-Mails die einen Anhang enthalten ist in den letzten Jahren stetig gestiegen. Durch diesen Anstieg wird die Outlook PST natürlich nicht kleiner, was im Umkehrschluss bedeutet, das Outlook in der Regel immer langsamer wird.  Klar kann man jetzt anfangen jede E-Mail einzeln zu bearbeiten und die Anhänge jeweils einen Ort Ihrer Wahl ablegen.

Das Problem wurde schon früh von der Firma Mapilab erkannt, so gibt es seit 2004 die Outlook Erweiterung Attachments Processor for Outlook. Das Tool wird stetig weiterentwickelt. Ich würde sagen Attachments Processor for Outlook ist das ausgereiftes Produkt für diese Problemstellung.
Es gibt eine Menge an Möglichkeiten die das Programm bietet, so kann man z.B. die Nachrichten automatisch von den Anhängen trennen und diese dann in einem geschützten Ordner ablegen.

Diese „Verzeichnisse“ können dann bestimmte Rechte erhalten, damit kann man dann festlegen wer überhaupt die Anhänge zu Gesicht bekommen darf. Das ganze hat dann einen weiteren Vorteil, da Outlook, je nach Version, gerne mal Anhänge blockiert. Wenn man nun auf „ Nummer Sicher“ bleiben will, so muss Outlook nicht entsprechend um konfiguriert werden um die blockierten Anhänge zu zeigen.

Wenn diese Anlagen dann in diesen gewähltem Ordner abgelegt werden, können diese auch optional als Zip gepackt werden, was natürlich wieder eine Platzersparnis ist.
Ich empfehle das Programm wirklich mal auszuprobieren…

Das Programm läuft unter:

  • Microsoft Windows Vista/2003/XP/2000/NT;
  • Microsoft Outlook 2007, 2003, 2002/XP, 2000;

Diese Outlook Erweiterung kann 30 Tage kostenlos getestet werden:

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13. April, 2011

Die Outlook Suche – nicht gerade das was man sucht

Jeden Tag bekomme ich fast an die 50 Nachrichten, mal abgesehen von den Spamnachrichten und absolut sinnfreien E-Mails. Ich versuche die Nachrichten immer schön weg zu sortieren, damit ich Sie später bei Bedarf einmal wieder hervor zaubern kann. Doch das klappt leider nicht immer, nun gut kein Problem dann verwende ich eben die Suchfunktion von Outlook. Tja, und dann ist das Problem groß. Die Suche in Outlook ist leider alles andere als eine gute Suchfunktion,  viele Dinge können über die Suche gar nicht gefunden werden. Wenn Sie z.B. ein Worddokument im Anhang einer Email haben und genau nach diesem Suchen wird Ihnen die Outlook keine Infos darüber „ausspucken“. Diese ganze Sucherei nach einer bestimmten Datei, kann dann schon mal sehr zeitaufwendig werden.

Aber ich würde nicht darüber schreiben wenn, mir nicht eine Lösung bekannt wäre.

Die Lösung heißt aus meiner Sicht Lookeen! Diese Outlook Erweiterung bohrt MS-Outlook so richtig auf. Das Programm durchsucht alle Elemente die Outlook eine Funktion besitzen, wie z.B. Nachrichten, Aufgaben, Notizen, Termin, Anhänge und Kontakte. Dabei hat das Tool keine Probleme mit Datenbeständen bis zu 100 GB, wie Sie z.B. durch unterschiedliche Outlook Archiv Dateien zusammen kommen kann.

Mit Lookeen können Sie nicht nur Outlook nach Suchbegriffen durchstöbern, sondern auch Ihren Exchange Server oder Dateien im Netzwerk. Eigentlich ist Lookeen nicht nur eine reine Outlook Erweiterung, sondern viel mehr eine Sucherweiterung für den gesamten PC. Die Desktop Suche wird mit diesem Programm erheblich erweitert, denn es können auch einzelne Datei durchsucht werden wie z.B. PDF oder Doc.

Es gibt natürlich eine Testversion die Sie 14 Tage nutzen können.

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12. April, 2011

Wissen organisieren mit Outlook

Public Folder Helpdesk für Outlook

Eines der großen Probleme in vielen Firmen ist es, Ihr angesammeltes Wissen sinnvoll zu verwalten.
Dabei kann es sich um einfache Support Anfragen zu Produkten, die das Unternehmen vertreibt, bis zu einem Firmeninternen Informationssystem über bestimmte Informationen handeln.
Es gibt natürlich eine ganze Reihe an Software Produkten die eine Wissensverwaltung erleichtern. Leider bedeutet dass für viele Unternehmen das Sie eine extra Software verwalten müssen.
Fast 80 % aller Unternehmen weltweit setzen Microsoft Outlook, für die Emailkommunikation, ein. Genau hier setzt Public Folder HelpDesk an. Das geniale an dieser Office Erweiterung ist, das die Installation denkbar einfach ist. Das Programm muss nur einmal auf einem Server installiert  werden (was ziemlich schnell geht).  Auf den jeweiligen Clients muss nur ein entsprechender Outlook Ordner erstellt werden, was in der Regel eine Minute dauert.

Die Wissensverwaltung
PF Helpdesk erweitert Outlook zu einem Wissenssystem, mit dem man Wissen sammeln und verwalten kann. Die Kommunikation erfolgt über Outlook/Exchange oder über ein entsprechendes Formular im Internet. Wenn ein “Kunde” per Email eine Frage hat, wird diese in einem Ticketsystem verwaltet. Die beantworteten Anfragen können in einer Wissensdatenbank gesammelt werden, je nach Wunsch kann  dabei eine SQL -oder Access-Datenbank verwendet werden. Die Outlook Erweiterung ermöglicht es auch das gesammelte Wissen einem Außendienst Mitarbeiter in die Hand zugeben, beispielsweise auf einem PDA.
Eine weitere Interessante bietet der Hersteller “Kalmström” mit PF Heldesk Erweiterung KBase für Outlook. Mit diesem Zusatzprogramm ist es möglich die beantworteten Anfragen auch im Intranet oder Internet auf speziellen Webseiten auszugeben.
Das Programm lohnt sich sicherlich erst ab einer Mitarbeiter Anzahl von 10, allerdings macht es ja auch erst dann wirklich Sinn eine entsprechende Software für sein persönliches Wissen einzusetzen.
Natürlich gibt es eine 30 Tage Testversion zu diesem Programm.
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